Comment associer un e-mail non lié à un dossier

Parfois, le TicketDesk de FinView peut recevoir des e-mails qui ne sont pas directement liés à une affaire. Dans ce cas, le système crée automatiquement un ticket pour cet e-mail non lié. Vous pouvez facilement associer ces e-mails à la bonne case en suivant ces étapes :

• Accédez aux tâches non attribuées : Sur l'écran principal de TicketDesk, cliquez sur le raccourci « Tâches non attribuées » dans le panneau de navigation de gauche. Cela affichera toutes les tâches actuellement non attribuées, y compris les e-mails non liés.

• Sélectionnez la tâche de courrier électronique non liée : Dans la liste des tâches non attribuées, sélectionnez l'e-mail non lié que vous souhaitez associer à un dossier. Cela vous amènera à la vue détaillée du ticket, où vous pourrez voir le corps de l'e-mail dans le panneau de prévisualisation.
• Commencez le processus de création de liens : Dans la vue détaillée du ticket, cliquez sur « Lier l'e-mail » dans la boîte de message. Cela vous redirigera vers l'écran de recherche de cas.

• Recherchez le bon cas : Utilisez l'écran de recherche de cas pour trouver le cas approprié. Vous pouvez effectuer une recherche à l'aide de divers critères, notamment des informations personnelles (telles que le nom ou l'adresse), le numéro du propriétaire du dossier FinView, le numéro de dossier FinView, le numéro fourni par le client ou le numéro de facture.

• Sélectionnez le cas approprié : Dans les résultats de votre recherche, sélectionnez le dossier auquel l'e-mail doit être lié.
• Spécifiez la source de l'e-mail : Sélectionnez la source de l'e-mail parmi les trois options disponibles : « Client », « Débiteur » ou « Tiers ».
• Finalisez le processus de liaison : Après avoir choisi la source de l'e-mail, cliquez sur « Lier le message ». Le système associera ensuite l'e-mail (désormais une tâche) au cas choisi.

Votre tâche est désormais liée au dossier sélectionné et peut être gérée dans le TicketDesk spécifique au dossier. L'e-mail associé fournira des informations supplémentaires et un contexte pour la gestion des cas.