Introductie:
In het FinView-platform is het beheren en valideren van contactgegevens een cruciaal onderdeel van een effectieve incasso. Als gebruikers inzicht hebben in de verschillende validatiestatussen die aan contactgegevens zijn toegewezen, kunnen gebruikers de betrouwbaarheid van de communicatiekanalen meten. In dit artikel worden de verschillende validatiestatussen in FinView uitgelegd en hoe deze worden bepaald.
Niet bevestigd
- Definitie: Dit is de standaardstatus die wordt toegewezen aan alle nieuwe contactgegevens bij het uploaden van de case.
- Betekenis: Op dit moment beschikt FinView niet over informatie die bevestigt of de contactgegevens geldig zijn. Deze status geeft gewoon aan dat de contactgegevens nog moeten worden geverifieerd.
Geldig
- Definitie: De status verandert naar 'Geldig' nadat FinView met succes een bericht heeft verzonden zonder feedback over fouten te hebben ontvangen.
- Betekenis: Dit geeft aan dat het communicatiekanaal operationeel is. Als er bijvoorbeeld een e-mail wordt verzonden en er is geen sprake van een mislukte bezorging, wordt het e-mailadres gemarkeerd als 'Geldig'. Deze status houdt in dat de contactgegevens functioneel zijn en kunnen worden gebruikt voor verdere communicatie.
Ongeldig
- Definitie: Deze status wordt toegekend wanneer de communicatie is mislukt.
- Betekenis: Als een e-mail terugkomt of als een telefoongesprek voortdurend niet is verbonden, wordt de status omgeschakeld naar 'Ongeldig'. Dit label suggereert dat de contactgegevens onjuist zijn of niet langer in gebruik zijn. Het kan er ook op wijzen dat de debiteur (eigenaar van de zaak) opzettelijk de communicatie van de verstrekte contactpersoon heeft geblokkeerd.
Bevestigd
- Definitie: Deze status wordt toegekend bij directe interactie of bevestiging van de debiteur.
- Betekenis: Als een debiteur op een e-mail reageert, de ontvangst van een brief bevestigt of inlogt op MyFinView met zijn mobiele nummer, wordt de status bijgewerkt naar 'Bevestigd'. Dit geeft aan dat de contactgegevens niet alleen geldig zijn, maar ook actief worden gebruikt door de debiteur.
Reageert niet
- Definitie: Toegewezen wanneer de communicatie met succes is verzonden maar niet is beantwoord.
- Betekenis: De status 'Niet responsief' wordt gebruikt wanneer het systeem communicatie verstuurt en binnen een bepaalde periode geen antwoord of bevestiging van de debiteur ontvangt. De duur waarna een contact als 'Niet reagerend' wordt gemarkeerd, kan door een beheerder in de algemene instellingen worden aangepast.
Handmatig en automatisch updaten Het systeem werkt deze statussen automatisch bij op basis van de hierboven genoemde criteria. Specialisten of managers hebben echter de vrijheid om deze statussen in de contactkaarten handmatig aan te passen als ze aanvullende informatie hebben of redenen hebben om ze te wijzigen.
Conclusie: Het begrijpen van deze validatiestatussen in FinView is cruciaal voor het onderhouden van effectieve communicatiekanalen in incassozaken. Ze bieden waardevolle inzichten in de betrouwbaarheid van de contactgegevens en helpen incassospecialisten hun outreach-strategieën daarop af te stemmen. Door deze statussen effectief te gebruiken, kunnen gebruikers hun communicatie-efficiëntie verbeteren en het algehele casemanagement verbeteren.
