Hoe koppel je een niet-gekoppelde e-mail aan een case

Af en toe kan de TicketDesk van FinView e-mails ontvangen die niet rechtstreeks aan een dossier zijn gekoppeld. Wanneer dit gebeurt, maakt het systeem automatisch een ticket voor deze ontkoppelde e-mail. Je kunt deze e-mails eenvoudig koppelen aan de juiste case door deze stappen te volgen:

• Toegang tot de niet-toegewezen taken: Klik in het hoofdscherm van TicketDesk op de sneltoets 'Niet toegewezen taken' in het navigatievenster aan de linkerkant. Hier worden alle taken weergegeven die momenteel niet zijn toegewezen, inclusief ontkoppelde e-mails.

• Selecteer de taak Ongekoppelde e-mail: Selecteer in de lijst met niet-toegewezen taken de ontkoppelde e-mail die je aan een dossier wilt koppelen. Dit brengt je naar de gedetailleerde weergave van het ticket, waar je de hoofdtekst van de e-mail kunt bekijken in het voorbeeldvenster.
• Begin het koppelingsproces: Klik in de detailweergave van het ticket op 'E-mailadres koppelen' in het berichtvak. Dit zal je doorverwijzen naar het scherm voor het zoeken naar cases.

• Zoek naar de juiste case: Gebruik het zoekscherm voor cases om de juiste case te vinden. U kunt zoeken op verschillende criteria, waaronder persoonlijke informatie (zoals naam of adres), het nummer van de eigenaar van de FinView-zaak, het FinView-dossiernummer, het door de klant opgegeven nummer of het factuurnummer.

• Selecteer de juiste case: Selecteer in de zoekresultaten het geval waarnaar de e-mail moet worden gekoppeld.
• Geef de e-mailbron op: Selecteer de e-mailbron uit drie beschikbare opties: 'Klant', 'Debiteur' of 'Derde partij'.
• Het koppelingsproces voltooien: Nadat u de e-mailbron hebt gekozen, klikt u op 'Bericht koppelen'. Het systeem zal dan de e-mail (nu een taak) koppelen aan de gekozen case.

Je taak is nu gekoppeld aan de geselecteerde case en kan worden beheerd binnen de specifieke TicketDesk van de zaak. De gekoppelde e-mail biedt aanvullende informatie en context voor casemanagement.